Reformer Pilates Nederland
RPNL Keurmerkreglement
De procedurele regels rond aanvraag, beoordeling, gebruik, geldigheid en intrekking van het RPNL Keurmerk. De inhoudelijke normen waarop wordt beoordeeld staan apart, in de keurmerkcriteria.
1 Begrippen
RPNL: Reformer Pilates Nederland, de uitgever van het RPNL Keurmerk.
Het keurmerk: het RPNL Keurmerk, een privaat kwaliteitskeurmerk van Reformer Pilates Nederland.
Studio: de onderneming die reformer pilates aanbiedt en het keurmerk aanvraagt of voert.
Criteria: de inhoudelijke normen waaraan een studio wordt getoetst, vastgelegd per criteriaversie.
Criteriaversie: de genummerde set criteria waartegen een aanvraag is ingediend en beoordeeld.
Reglementversie: de genummerde versie van dit reglement, die de procedurele regels vastlegt.
Studioconcept: de wijze waarop lessen worden aangeboden — begeleid, self-service of een combinatie daarvan.
Aanvraag: het verzoek van een studio om het keurmerk toegekend te krijgen.
Signaal: een melding van een consument of derde die relevant kan zijn voor het keurmerk.
2 Doel en karakter van het RPNL Keurmerk
Het RPNL Keurmerk laat zien dat een reformer pilates studio door Reformer Pilates Nederland is beoordeeld volgens de geldende keurmerkcriteria.
Het keurmerk is een privaat kwaliteitskeurmerk van Reformer Pilates Nederland. Het is uitdrukkelijk geen overheidsvergunning, geen wettelijke erkenning en geen wettelijke certificering.
Het keurmerk vervangt niet de eigen verantwoordelijkheden en wettelijke verplichtingen van de studio, en vervangt geen overheidstoezicht.
Het keurmerk is geen garantie dat er nooit iets mis kan gaan, geen garantie voor een individueel trainingsresultaat, geen medische beoordeling, en geen garantie dat iedere instructeur of iedere les altijd foutloos is.
Reformer Pilates Nederland beoordeelt elke aanvraag handmatig. Toekenning gebeurt nooit automatisch.
3 Toepasselijkheid
Dit reglement is van toepassing op elke aanvraag voor het RPNL Keurmerk en op elk gebruik van het keurmerk.
Op een aanvraag is de reglementversie van toepassing die gold op het moment van indiening, en de criteriaversie die bij die aanvraag is vastgelegd.
Waar dit reglement en een eerdere publicatie elkaar tegenspreken, geldt dit reglement in de hier vermelde versie.
4 Voorwaarden voor aanvraag
De aanvraag wordt gedaan door of namens de onderneming die de studio exploiteert.
De studio biedt daadwerkelijk reformer pilates aan en beschikt over een fysieke, bezoekbare locatie.
De studio is bereid de informatie en bewijsstukken te verstrekken die nodig zijn om de criteria te beoordelen.
De aanvrager verklaart bij indiening dat de verstrekte informatie naar waarheid is ingevuld.
6 Geldende criteria en criteriaversie
Een aanvraag wordt beoordeeld tegen de criteriaversie die bij indiening is vastgelegd. De actuele criteriaversie is 2.0.
De criteria zijn openbaar en staan volledig op de publieke keurmerkpagina van Reformer Pilates Nederland.
Reformer Pilates Nederland beoordeelt nooit tegen een andere criteriaversie dan die welke bij de aanvraag is vastgelegd.
7 Studioconcept en toepasselijkheid van criteria
De studio bevestigt bij de aanvraag hoe de lessen worden aangeboden: begeleide lessen, self-service, of een combinatie daarvan.
Het bevestigde studioconcept bepaalt welke criteria van toepassing zijn. Een criterium dat een begeleide les veronderstelt geldt niet voor een uitsluitend self-service concept, en omgekeerd.
Bij een combinatie van beide concepten zijn alle criteria van toepassing.
Niet-toepasselijke criteria worden niet beoordeeld en staan toekenning niet in de weg.
8 Aanvraagprocedure
De studio doorloopt de aanvraag in het RPNL Studio Portal, waar per criterium een antwoord en waar vereist een toelichting en bewijsstuk wordt gevraagd.
Tussentijds opslaan is mogelijk; een aanvraag geldt pas als ingediend nadat de studio haar uitdrukkelijk indient.
Bij indiening bevestigt de studio afzonderlijk dat de aanvraag naar waarheid is ingevuld, dat Reformer Pilates Nederland aanvullende informatie mag opvragen, en dat relevante wijzigingen worden doorgegeven.
Bij indiening wordt de criteriaversie definitief vastgelegd.
9 Bewijsstukken
Bij een deel van de criteria vraagt Reformer Pilates Nederland een bewijsstuk. Welke criteria dat zijn, staat op de publieke keurmerkpagina.
Bewijsstukken worden vertrouwelijk behandeld. Zij zijn uitsluitend toegankelijk voor de beoordelaars van Reformer Pilates Nederland en worden nooit publiek gemaakt.
De studio staat ervoor in dat zij gerechtigd is de aangeleverde stukken te verstrekken.
Reformer Pilates Nederland kan een aanvullend of actueler bewijsstuk vragen wanneer het aangeleverde stuk de beoordeling niet mogelijk maakt.
10 Beoordeling door Reformer Pilates Nederland
Reformer Pilates Nederland beoordeelt elk toepasselijk criterium afzonderlijk met een van drie uitkomsten: voldoet, voldoet niet, of aanvullende informatie nodig.
De beoordeling gebeurt handmatig door een daartoe bevoegde medewerker van Reformer Pilates Nederland.
Een criterium dat niet is beoordeeld geldt nooit als stilzwijgend akkoord.
Interne aantekeningen van de beoordelaar zijn intern en worden niet met de studio gedeeld. Wat Reformer Pilates Nederland van de studio wil weten, wordt altijd apart en expliciet aan de studio gericht.
11 Aanvullende informatie
Wanneer een criterium niet te beoordelen is op basis van de verstrekte informatie, kan Reformer Pilates Nederland de aanvraag terugsturen met een concrete vraag per criterium.
De studio hoeft de aanvraag dan niet opnieuw in te vullen: zij vult uitsluitend de bevraagde onderdelen aan.
Een verzoek om aanvullende informatie bevat altijd per betrokken criterium wat er precies wordt gevraagd.
Na aanvulling dient de studio de aanvraag opnieuw in en wordt de beoordeling hervat. Het blijft dezelfde aanvraag, met dezelfde criteriaversie en hetzelfde studioconcept.
12 Goedkeuring
Het keurmerk wordt uitsluitend toegekend wanneer elk toepasselijk verplicht criterium is beoordeeld met de uitkomst 'voldoet'.
Zolang één toepasselijk verplicht criterium niet is beoordeeld, niet voldoet, of in afwachting is van aanvullende informatie, kan het keurmerk niet worden toegekend.
Toekenning gebeurt nooit automatisch en nooit uitsluitend op grond van een betaald abonnement.
Bij toekenning legt Reformer Pilates Nederland de datum van goedkeuring, de geldigheidsdatum en de gehanteerde criteriaversie vast.
13 Afwijzing
Reformer Pilates Nederland kan een aanvraag afwijzen. Een afwijzing is altijd een uitdrukkelijke beslissing en volgt nooit automatisch uit één criterium dat niet voldoet.
Bij een afwijzing legt Reformer Pilates Nederland een reden vast en deelt die met de studio.
Na een afwijzing kan de studio een nieuwe aanvraag indienen, tegen de op dat moment geldende criteriaversie.
14 Geldigheidsduur
Na goedkeuring is het RPNL Keurmerk in beginsel 12 maanden geldig, zolang de studio aan de voorwaarden blijft voldoen en het keurmerk niet wordt geschorst of ingetrokken.
De geldigheid eindigt op de vastgelegde einddatum. Na die datum is het keurmerk niet langer geldig en wordt het niet langer als geldig weergegeven.
Een eerdere goedkeuring blijft een historisch feit. De actuele geldigheid wordt daar los van bepaald, op basis van de vastgelegde einddatum.
15 Verplichtingen tijdens de geldigheidsperiode
De studio blijft gedurende de gehele geldigheidsperiode voldoen aan de criteria waarop het keurmerk is toegekend.
De studio verstrekt op verzoek van Reformer Pilates Nederland binnen een redelijke termijn de informatie die nodig is om vast te stellen dat nog aan de criteria wordt voldaan.
De studio presenteert het keurmerk niet sterker dan het is.
16 Wijzigingen bij de studio
De studio meldt wijzigingen die van invloed kunnen zijn op de keurmerkcriteria.
Daaronder vallen in elk geval: een wijziging van eigenaar of exploiterende onderneming, een verhuizing of wijziging van locatie, een wijziging van het studioconcept of lesmodel, een relevante wijziging in de verzekeringssituatie, een relevante wijziging in veiligheidsomstandigheden of apparatuur, en een relevante wijziging in het instructeursbeleid.
Reformer Pilates Nederland kan naar aanleiding van een gemelde wijziging aanvullende informatie vragen of de beoordeling opnieuw bezien.
Het melden van een wijziging leidt op zichzelf nooit tot schorsing of intrekking.
17 Gebruik van het keurmerk en de badge
De studio mag het RPNL Keurmerk en de bijbehorende badge voeren zolang het keurmerk geldig is.
Bij het verlopen, schorsen of intrekken van het keurmerk, of wanneer niet langer aan de voorwaarden voor publieke zichtbaarheid wordt voldaan, staakt de studio het gebruik van het keurmerk en de badge.
Reformer Pilates Nederland verwijdert in die gevallen de publieke weergave van het keurmerk binnen het eigen platform.
De badge wordt ongewijzigd gebruikt en niet zo geplaatst dat een andere of ruimere betekenis ontstaat.
18 Verboden of misleidend gebruik
De studio presenteert het keurmerk niet als een overheidserkenning, wettelijke erkenning of wettelijke certificering.
De studio gebruikt in verband met het keurmerk geen uitspraken als 'door de overheid erkend', '100% veilig', 'beste studio' of 'door RPNL gegarandeerd'.
De studio wekt niet de indruk dat het keurmerk betrekking heeft op andere vestigingen, andere ondernemingen of andere diensten dan die waarvoor het is toegekend.
Misleidend gebruik van het keurmerk kan grond zijn voor schorsing of intrekking.
19 Signalen en klachten
Consumenten en andere betrokkenen kunnen bij Reformer Pilates Nederland een melding doen over een studio.
Een melding is een signaal. Een signaal leidt nooit automatisch tot schorsing, intrekking of een publieke uitspraak over de studio.
De melder hoeft niet te weten welk criterium het betreft. Reformer Pilates Nederland bepaalt zelf of en op welk onderdeel van de criteria een signaal betrekking kan hebben.
Reformer Pilates Nederland doet geen bindende uitspraken tussen een consument en een studio en treedt niet op als geschillencommissie.
20 Onderzoek door Reformer Pilates Nederland
Reformer Pilates Nederland kan naar aanleiding van een signaal, een gemelde wijziging of een eigen waarneming onderzoeken of nog aan de criteria wordt voldaan.
In dat onderzoek kan Reformer Pilates Nederland de studio om informatie of bewijsstukken vragen.
De uitkomst van een onderzoek kan zijn dat er geen aanleiding is tot maatregelen, dat aanvullende informatie wordt gevraagd, of dat het keurmerk wordt geschorst of ingetrokken.
21 Schorsing
Reformer Pilates Nederland kan een toegekend keurmerk tijdelijk schorsen.
Tijdens een schorsing is het keurmerk niet geldig en niet publiek zichtbaar, en staakt de studio het gebruik ervan.
Een schorsing is bedoeld voor situaties waarin nader onderzoek of herstel mogelijk is. Reformer Pilates Nederland legt de reden vast en informeert de studio daarover.
Na herstel of na afronding van het onderzoek kan Reformer Pilates Nederland de schorsing opheffen of tot intrekking overgaan.
22 Intrekking
Reformer Pilates Nederland kan een toegekend keurmerk intrekken.
Na intrekking is het keurmerk niet langer geldig, wordt het niet langer publiek weergegeven en staakt de studio het gebruik ervan.
Gronden voor schorsing of intrekking kunnen zijn: de studio voldoet aantoonbaar niet langer aan een of meer verplichte criteria; bij de aanvraag is relevante informatie onjuist of onvolledig verstrekt; het keurmerk wordt misleidend gebruikt of sterker gepresenteerd dan het is; er zijn ernstige of herhaalde signalen die raken aan de keurmerkcriteria; de studio verstrekt desgevraagd niet de informatie die nodig is om te beoordelen; er zijn omstandigheden waardoor Reformer Pilates Nederland redelijkerwijs niet langer kan vaststellen dat aan de criteria wordt voldaan.
Reformer Pilates Nederland legt de reden vast en informeert de studio daarover.
Na intrekking kan een nieuwe aanvraag worden gedaan volgens de op dat moment geldende regels.
23 Verlopen geldigheid
Wanneer de geldigheidsdatum is verstreken zonder dat een nieuwe toekenning heeft plaatsgevonden, is het keurmerk niet langer geldig.
Een verlopen keurmerk wordt niet als geldig weergegeven en mag niet als geldig worden gepresenteerd.
Verlopen is geen oordeel over de studio: het betekent uitsluitend dat de geldigheidsperiode is geëindigd.
24 Herbeoordeling en verlenging
Een studio kan na afloop van de geldigheidsperiode een nieuwe aanvraag indienen.
Een nieuwe aanvraag wordt beoordeeld tegen de op dat moment geldende criteriaversie en dit reglement in de dan geldende versie.
Een eerdere toekenning geeft geen recht op een nieuwe toekenning.
25 Wijziging van criteria
Reformer Pilates Nederland kan de criteria wijzigen. Een inhoudelijke wijziging leidt altijd tot een nieuwe criteriaversie.
Een nieuwe criteriaversie geldt voor aanvragen die daarna worden ingediend.
De actuele criteria worden volledig gepubliceerd op de publieke keurmerkpagina.
26 Criteriaversie en overgangsrecht
Een reeds ingediende of beoordeelde aanvraag wordt nooit met terugwerkende kracht tegen een andere criteriaversie gelegd.
Een toegekend keurmerk blijft gedurende zijn geldigheidsperiode gebaseerd op de criteriaversie waartegen het is beoordeeld.
Bij een volgende aanvraag geldt de dan actuele criteriaversie.
27 Administratie en vastlegging
Reformer Pilates Nederland legt per aanvraag vast: het bevestigde studioconcept, de criteriaversie, de antwoorden van de studio, de aangeleverde bewijsstukken, de beoordeling per criterium en elke statuswijziging.
Beslissingen over toekenning, afwijzing, schorsing en intrekking worden met reden en tijdstip vastgelegd.
Deze vastlegging dient om beslissingen herleidbaar te maken. Zij is intern en wordt niet publiek gemaakt.
28 Aansprakelijkheid en beperkingen
Het keurmerk is een beoordeling op basis van de criteria en de op het moment van beoordeling beschikbare informatie.
Reformer Pilates Nederland geeft met het keurmerk geen garantie over de veiligheid, kwaliteit of uitkomst van een individuele les, instructeur of behandeling.
De studio blijft zelf verantwoordelijk voor de naleving van wet- en regelgeving en voor de eigen bedrijfsvoering.
Aan het keurmerk kunnen geen rechten worden ontleend die verder gaan dan wat in dit reglement is beschreven.
29 Wijziging van dit reglement
Reformer Pilates Nederland kan dit reglement wijzigen. Een inhoudelijke wijziging leidt tot een nieuwe reglementversie met een eigen ingangsdatum.
Een nieuwe reglementversie herschrijft geen eerder genomen beslissingen.
De actuele versie en ingangsdatum staan bovenaan dit reglement vermeld.
30 Contact
Vragen over dit reglement of over het RPNL Keurmerk kunnen worden gesteld via de contactpagina van Reformer Pilates Nederland.
Een melding over een studio kan worden gedaan via het meldformulier op de website.